Datenschutzerklärung Mitgliederdaten nach Artikel 12 EU Datenschutzgrundverordnung

Heimatverein Bergen und Umgebung e. V. (im folgenden HVB genannt)

(Stand 31.12.2018)

1. Der HVB ist ein gemeinnütziger eingetragener Verein, der ausschließlich zu satzungsgemäßen Anliegen Daten erhebt, speichert und verarbeitet. Unter die satzungsgemäßen Anliegen fallen die Mitgliederbetreuung, die Mitgliederwerbung, das Vereinsmarketing, der Homepage- und Facebookauftritt. Der HVB schließt eine gewerbsmäßige Nutzung der Daten sowie eine bewusste Weitergabe an Dritte aus.

2. Der HVB erhebt, verarbeitet und nutzt gemäß § 4 (2) Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und § 28 BDSG personenbezogene Daten eines Nutzers ohne fortführende Einwilligung soweit sie für die Mitgliederverwaltung und Organisation des Vereinszweckes notwendig sind. Gleiches gilt für kaufmännische und wirtschaftliche Schuldverhältnisse zu Dritten bei wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben oder Zweckbetrieben des Vereins.

Bestandsmitglieder erhalten mit der jeweils aktuellen Datenschutzerklärung des HVB das Recht, von ihren nach dem Datenschutzrecht verbrieften Rechten Gebrauch zu machen.

3. Neumitglieder können nur Mitglied werden, wenn Sie bei Eintritt in den HVB in die jeweils gültige Datenschutzerklärung einwilligen. Die Speicherung und Organisation der Mitgliederdaten beginnt mit Mitgliedschaft beim HVB. Sie endet automatisch bei Beendigung der Mitgliedschaft. Die Organisation der Mitgliederdaten enthalten Name, Vorname, Adresse, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Mitgliedsstatus, email-Adresse und Bankverbindung. Diese Daten werden bei dem Kassenwart des HVB schriftlich und digital gespeichert. Bei Schuldverhältnissen wird die juristische oder natürliche Person, die Adresse, ggf. die Steuernummer und Angaben zum Rechtsgeschäft (z. B. Angebote, Rechnungen, Verträge) gespeichert. Die Speicherung endet nach 10 vollen Kalenderjahren nach Erhebung der Daten. Die Daten verbleiben uneingeschränkt beim HVB unter Verschluss. Eine Mitgliederliste wird nicht an Dritte herausgegeben und bleibt vereinsintern beim geschäftsführenden Vorstand unter Verschluss.

4. Zur Mitgliederwerbung und zum Vereinsmarketing nutzt der HVB einen E-Mailverteiler bestehend aus freien, funktionsbezogenen und personenbezogenen Email Adressen. Dieser E-Mailverteiler wird ausschließlich für gemeinnützige Zwecke genutzt. Zugriff auf den E-Mailverteiler hat der Vorstand des HVB. Die E-Mail Nachrichten werden über t-online versendet und von dort nach den jeweils gültigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Telekom Deutschland verwaltet. Die im E-Mailverteiler organisierten Emailadressen werden regelmäßig mit Vereinsinformationen versorgt sowie jährlich über die Belange des Datenschutzes informiert. Jedem Email Inhaber steht ein jederzeitiges Widerrufsrecht zur Nutzung seiner E-Mailadresse zu.

5. Der HVB betreibt die Webseite www.heimatverein-bergen.de. Obwohl der HVB gemäß § 5 Telemediengesetz nicht gewerbsmäßig im Internet aktiv ist, lauten die Angaben gemäß § 5 TMG: Heimatverein Bergen und Umgebung e. V., vertreten durch geschäftsführenden Vorstand mit Sitz in 29303 Bergen, Goldbergweg 5.

Weitere Informationen sind dem Impressum der Webseite zu entnehmen. Für die Homepage des Vereins wurde eine spezielle Datenschutzerklärung erstellt. Diese findet man im Impressum der Seite.

6. Neben allgemeinen Informationen zum Vereinszweck führt der HVB eine Bildergalerie. Jedes Mitglied kann jederzeit der Nutzung von Bildmaterial widersprechen. Bildmaterial wird grundsätzlich nur durch den Vorstand nach Einwilligung betroffener Personen gefertigt und veröffentlicht. In der Regel wird die Einwilligung vor Bildaufnahme erfragt. Bei Vereinsveranstaltungen wird die Einwilligung vorausgesetzt. Die Bildrechte liegen beim HVB.

7. Der HVB betreibt eine Facebookseite zur Mitgliederinformation und zu Marketingzwecken. Bei Facebook registrierte Mitglieder können diese Seite nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Facebook Deutschland nutzen. Der HVB erklärt, dass keine Mitgliederdaten eingestellt werden. Zu informatorischen Zwecken werden Bildquellen eingestellt. Jedes Mitglied kann jederzeit der Nutzung von Bildmaterial widersprechen. Bildmaterial wird grundsätzlich nur durch den Vorstand nach Einwilligung betroffener Personen gefertigt und veröffentlicht. In der Regel wird die Einwilligung vor Bildaufnahme erfragt. Bei Vereinsveranstaltungen wird die Einwilligung vorausgesetzt. Die Bildrechte liegen beim HVB.

8. Bei Spendeneinnahmen werden nach den steuerrechtlichen Vorgaben

Spendenbescheinigungen ausgestellt. Diese werden in Schriftform in Kopie 10 volle Kalenderjahre zu Steuerzwecken aufbewahrt. Geldeingänge anderer Form werden auf dem jeweiligen Geschäftskonto des HVB automatisch durch das jeweilige Bankinstitut vermerkt. Die Kontoauszugsdaten werden als Ausdruck 10 volle Kalenderjahre zu Steuerzwecken aufbewahrt. Mit einer Spende willigt die betroffene Person automatisch und unwiderruflich hierin ein.

9. Mitglieder, die Ihren Mitgliedsbeitrag über das SEPA Lastschriftverfahren durch den HVB einziehen lassen willigen in den hierzu erforderlichen Datenaustausch mit den Kreditinstituten ein. SEPA Daten sind die IBAN, der BIC, der Kontoinhaber und das jeweilige Geldinstitut.

10. Betroffene Personen haben laut § 6 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ein Auskunftsrecht über die erhobenen Daten, ein Recht auf Berichtigung fehlerhafter Daten, ein Recht auf Datenlöschung, ein Recht auf Vergessen werden, ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten, ein Recht auf Datenübertragbarkeit, ein Recht auf Widerspruch, ein Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Bundesdatenschutzbeauftragter) sowie ein Recht auf Mitteilung. Der Vorstand des HVB beantwortet gerne weitere Fragen hierzu. Fragen können in Textform gestellt werden an info@heimatverein-bergen.de.

11. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Artikel 30 DSGVO beinhaltet die Führung der Mitgliederliste, das Kassenbuch mit Einnahme- und Ausgaberechnung, das SEPA Lastschriftverfahren zur Einnahme von Mitgliedsbeiträgen, der Emailverteiler, die Homepage und der Facebookauftritt vom HVB. Das Verfahrensverzeichnis kann durch die zuständige Aufsichtsbehörde beim Vorstand des HVOR eingesehen werden. Dritte erhalten keine

Einsicht.

12. Für den Datenschutz ist der 1. Vorsitzende des HVB verantwortlich.

13. Der Nutzung von Daten durch den HVB kann jederzeit widersprochen werden. Der Widerspruch kann schriftlich oder in Textform geschehen und ist zu richten an Heimatverein Bergen und Umgebung, z. Hd. Henning Siebernik, Goldbergweg 5, 29303 Bergen oder in Textform an info@heimatverein-bergen.de.

14. Ein Widerspruch gegen die Nutzung obligatorischer Mitgliederdaten während einer aktiven Vereinsmitgliedschaft sowie gegen die Nutzung obligatorischer Spendendaten ist unzulässig.

15. Beschwerden/Aufsichtsbehörde

Für den Bereich des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Husarenstraße 30

53117 Bonn

Bergen, den 19.05.2018

gez. Henning Siebernik

1. Vorsitzender